Ny lov kommer. Farvel anbudspermer!

En god nyhet for leverandører til offentlig sektor! Med opprinnelig bakgrunn i  EU-direktiv vil et nytt anskaffelsesregelverk i Norge bli vedtatt av Stortinget i april og sannsynligvis iverksatt fra 1. juli 2016 med mulighet for at etatene får en viss tid til å tilpasse seg loven. Lovverket innebærer blant annet at alle offentlige virksomheter underlagt «Lov om offentlige anskaffelser» må ta i bruk elektroniske innkjøpssystemer (KGV) for sine anskaffelser. Noen innovative offentlige virksomheter har allerede tatt i bruk slike systemer, men majoriteten gjør fortsatt sine anskaffelser på den gamle, tungvinte måten: De krever tilbud fra leverandører på papir, organisert i permer, i x antall eksemplarer.

Din Anbudshjelp AS erfarer hver dag hva dette krever av ressurser. På vegne av våre kunder kjører vi store utskriftsjobber, dokumentene må svært nøye organiseres i mapper med skilleark og budbil/ekspresslevering må bestilles. I mange konkurranser sender vi dokumenter i kilovis med fly for å være sikker på at tilbudene kommer frem før tilbudsfristen går ut.  Hver dag kastes det bort et høyt antall arbeidstimer både hos leverandører og offentlige innkjøpere over hele landet. Timer som kunne vært benyttet til mer produktivt arbeid. Unødvendige papirmengder forbrukes. Samlet er det  mange tonn anbudspapirer som flysendes i Norge hvert år. Til slutt skal alt destrueres.

Galskap? JA! I Norge og EU har det i mange år vært tilgjengelig systemer  for elektronisk konkurranseutsetting med mulighet for elektronisk levering av tilbud, men offentlig sektor i Norge har generelt vært en sinke til å ta systemene i bruk. Etablerte  leverandører av slike systemer i Norge er bl.a. Mercell, Visma, Amesto og  EU-supply. Flere store europeiske leverandører av KGV-systemer forventes nå å satse i det norske markedet.

Selveste Innovasjon Norge kjører fortsatt anbudskonkurranser på gammelmåten. Her er utdrag fra en utlysing i Doffin i desember 2015:

Leveringsadresse
Tilbudet skal leveres/sendes til:

Navn: Innovasjon Norge
Adresse: Akersgata 13, 0158 Oslo
Postadresse: PB 448, Sentrum, 0104 Oslo

Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. Tilbudet skal leveres på papir direkte til leveringsadressen eller sendes med post.

For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart som for eksempel posten, budfirma etc.

  • Det skal leveres to papireksemplarer av tilbudet.
  • Komplett tilbud skal også leveres på minnepinne el.
  • Leverandøren oppfordres til også å levere 1 sladdet kopi av tilbudet. Leverandøren kan sladde vekk informasjon som anses som selskapets «forretningshemmeligheter».

Et tankekors: Innovasjon Norge må bli pålagt en lov for å bli mer effektiv og markedsorientert! Hvor er den interne innovasjonen?

Hva betyr lovendringen for deg som leverandør?

  • Det blir mindre tidkrevende å levere tilbud.
  • Du slipper store utskriftsjobber og sparer tiden som brukes til organisering av tilbudsmapper.
  • Dine tilbud skal leveres elektronisk gjennom innkjøpssystemet. Når en offentlig etat utlyser en konkurranse gjennom Doffin blir du henvist videre til en ny portal hvor du finner konkurransegrunnlaget. Her kan du laste opp ditt tilbud. Data blir kryptert ved overføring.
  • Du signerer tilbudet ved bruk av digital signatur, f. eks BankID.
  • Innkjøperen får ikke adgang til ditt tilbud før tilbudsfristen går ut.
  • Du frigjør mange timer ved hvert anbud
  • Du sparer fraktutgifter/ budtjenester
  • Du får bedre tid slik at du kan delta i flere anbudskonkurranser
  • Lettere å gjenbruke informasjon
  • Det er gratis for leverandører å bruke systemene.

Hva betyr elektroniske systemer for den offentlige innkjøperen?

  • Effektiviserer anskaffelsesprosessene
  • Forenkler kommunikasjon og dokumenthåndtering mellom innkjøper og leverandør
  • Bidrar til effektivisering, standardisering, profesjonalisering og forenkling av anskaffelsesvirksomheten
  • Innkjøpere blir veiledet gjennom alle faser i innkjøpsprosessen (prosess støtte)
  • All kommunikasjon med leverandører gjøres gjennom systemet
  • Flere av systemene kan vekte mottatte tilbud og anbefale tildeling til beste leverandør.
  • Bedre mulighet for å etterprøve alle ledd i anbudsprosessen. Alle hendelser lagres automatisk, all kommunikasjon er sporbar og protokoll genereres automatisk.
  • Forenkler oppfølgings- og kontrolloppgaver
  • Likebehandling av leverandørene sikres bedre

Effekter for samfunnet

  • Samfunnet vil få en miljø- og effektiviseringsgevinst.
  • Muligheten for korrupsjon vil bli mindre.

Les mer her om ny lov og elektronisk konkurransegjennomføring.

Del gjerne denne artikkelen med en innkjøper eller leverandør nær deg!