Også i år deltok vi på NHOs anskaffelseskonferanse i slutten av mai. Denne årlige konferansen er et unikt møtepunkt mellom leverandører og offentlige innkjøpere, og byr på både nyttig nettverksbygging og lærerike foredrag. Nå som vi går inn i en travel høst med mange offentlige anbudsutlysninger, er det verd å tenke tilbake på innlegget til adm. dir. Bente Hayes i Sykehusinnkjøp: «Hvordan kan spesialisthelsetjenesten bli en attraktiv kunde og samarbeidspartner?»
Blant annet fokuserte hun på::
- Offentlige innkjøp er en økonomisk gigant.
- Offentlig sektor sliter med lav leverandørappell.
- Tilrettelegging for SMB og lokalt næringsliv er ofte mangelfull.
- Av Sykehusinnkjøps 1.576 kunngjorte konkurranser i 2024, var gjennomsnittlig antall tilbud per konkurranse bare 2,4.
Som anbudshjelper til bedrifter velger vi å se positivt på dette. Tallene viser nemlig et enormt mulighetsrom for bedrifter som ønsker vekst! Det finnes et offentlig marked til en verdi av over 800 milliarder kroner årlig – med altfor lite konkurranse.
Spørsmålet blir derfor: Hva skal til for å lykkes i dette markedet?
Salg til offentlig sektor i Norge kan være krevende, men også svært lønnsomt dersom man angriper det riktig. Offentlige anskaffelser er regulert av et strengt regelverk, men dette sikrer også forutsigbarhet og like konkurransevilkår.
Her er noen konkrete tips for å komme i gang:
1. Forstå regelverket og spillereglene
- Sett deg inn i Lov om offentlige anskaffelser (LOA) og Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA).
- Offentlige kunder må følge regelverket – du kan derfor stole på at prosessen er transparent og rettferdig, men også rigid.
- Husk at terskelverdier avgjør hvordan konkurranser gjennomføres
2. Anbudsvarsling – skaff deg en rimelig og presis anbudsvarsling som varsler deg om nye anbud som blir publisert i Doffin. F. eks. er Finndoff.no et godt alternativ. Her får du hjelp til å sett opp en gode søkeprofil. Alle anbud over nasjonal terskelverdi på 1,3 mill SKAL kunngjøres. Mange anbud under nasjonal terskelverdi blir også kunngjort.
3. Leverandørregister – enkelte kommuner har egne leverandørportaler.
Lag varsel på bedriftens produktkategori slik at dere ikke går glipp av utlysninger.
4. Bygg troverdighet og dokumentasjon
Offentlige kunder legger mye vekt på seriøsitet og kvalitet:
- Ha på plass kvalitetssystem (ISO 9001 eller eget kvalitetssystem).
- Dokumentér miljøarbeid (Miljøfyrtårn, ISO 14001 eller tilsvarende).
- Lag referanser fra privat sektor (vis erfaring, selv om det ikke er fra offentlig sektor).
- Sørg for gode HMS-rutiner, FDV-dokumentasjon, sporbarhet og produktdatablader.
5. Start med små kontrakter
- Søk rammeavtaler eller enkle konkurranser på kommunalt nivå først.
- Bygg erfaring og bruk disse som referanser.
6. Bygg relasjoner og kjennskap
Selv om man ikke kan “smøre” offentlige kunder, kan man gjøre seg kjent:
- Delta på leverandørkonferanser og dialogmøter (ofte annonsert på Doffin).
- Ta kontakt med innkjøpsavdelinger i kommunen og presenter selskapet uformelt – de kan ikke love kontrakt, men setter pris på informasjon.
- Lær å forstå hvilke behov som er viktige (bærekraft, kostnadseffektivitet, driftssikkerhet).
7. Utvikle konkurransedyktige tilbud
- Svar nøyaktig på kravene i konkurransegrunnlaget – ikke pynt, men konkret.
- Strukturér svaret etter konkurransegrunnlaget, så evalueringsteamet enkelt kan krysse av på krav.
- Vær tydelig på merverdien dere gir utover pris (service, oppfølging, innovasjon, miljøprofil).
- Ha ferdige maler for leverandørens presentasjon, firmabeskrivelse, produktark og referanser.
- Kjøp deg anbudshjelp hvis du føler behov for hjelp. Her kan vi bl.a. nevne www.dinanbudshjelp.no og www.tendpro.no Bruk av anbudshjelp er god kompetanseoverføring fra anbudskonsulenten til deg selv. Du blir mer selvgående.
- Bruk KI med stor forsiktighet
8. Lær av hver konkurranse
- Dersom dere taper, be om begrunnelse (dere har rett på innsyn i tildelingsprotokollen).
- Bruk lærdommen til å skjerpe tilbudene fremover.
- Etter noen runder blir dere bedre kjent med krav, språkbruk og forventninger.
9. Vurder partnerskap
- Hvis dere er små, kan det være smart å gå sammen med andre leverandører (konsortium) for å levere på større kontrakter.
- Alternativt: bli underleverandør til et større selskap først, for å lære prosessene.
Kort oppsummert:
For å lykkes må dere kombinere struktur (systemer, dokumentasjon, profesjonalitet) og synlighet (registrering, nettverk, små kontrakter først). Slik bygger dere erfaring og troverdighet i markedet, og kan gradvis gå fra små kommunale avtaler til større statlige rammeavtaler.
Offentlig sektor trenger flere leverandører som tør å satse, og tallene viser at døren står på vidt gap i flere sektorer. Kanskje nettopp din bedrift kan bli en av de som tar plass, griper mulighetene – og skaper vekst i et marked hvor konkurransen fortsatt er overraskende lav.