Mangelfull og slurvet sladding av tilbud er en sikkerhetsrisiko
De fleste anbudskonkurranser krever at tilbyder skal vedlegge en sladdet versjon av tilbudet på minnepenn ved levering på papir, eller som en egen PDF-fil hvis tilbudet skal leveres elektronisk i oppdragsgivers konkurransegjennomføringsverktøy (KGV). I henhold til offentlighetsloven kan den sladdede versjonen gis videre til alle som ber om innsyn etter at konkurransen ar avgjort.
Majoriteten av tilbydere i offentlige anbudskonkurranser foretar sladding av dokumentene i Word for deretter å konvertere de til en PDF-fil i god tro om at «ingen» vil kunne få tilgang til informasjonen. Det mange ikke er klar over er at det er enkelt låse opp sladdingen fra en tekstbehandlingsfil som er konvertert til en standard PDF-fil.
I tilfeller hvor Din Anbudshjelp AS har bedt om innsyn i tilbud har vi opplevd at den sladdede versjonen vi har fått tilsendt som pdf-fil har vært meget enkel å låse opp. Derved har vi hatt fri tilgang til enhetspriser, CV’er, spisskompetanse, konsepter, teamsammensetning, metodikk etc. Dette er informasjon som absolutt kan betegnes som forretningshemmeligheter og som ikke skal i hendene på uvedkommende. Det finnes aktører som nærmest konsekvent ber om innsyn i avgjorte anbudskonkurranser innenfor sitt felt. Det er skremmende å tenke på hvor lett de kan skaffe seg konkurrent-informasjon hvis sladdingen er utført feil eller er mangelfull.
Hvordan kan du sikre deg uten å være IT-spesialist?
1) Benytt gjerne Word til sladdingen
2) Gjør all tekst sort
3) Marker deretter all tekst som skal sladdes og fyll med sort. Da sitter du igjen med svarte linjer der det tidligere var tekst.
4) Figurer, bilder og grafer kan sladdes ved å lime figurer fra wordmenyen over området som skal sladdes. Deretter fyller du figuren med sort.
NÅ KOMMER DET VIKTIGE:
Når du er ferdig med sladdingen skriver du ut hele tilbudet med alle de sladdede dokumentene. Til slutt skanner du den komplette, sladdede utskriften av tilbudet og laster det over på minnepenn eller til KGV-systemet. Du har nå en sladdet versjon som er umulig å låse opp, selv for de beste IT-spesialister. Dine forretningshemmeligheter er sikret!
Det eksisterer også programmer som kan gjøre dokumenter til bildefiler som er umulige å låse opp. De gir deg også mulighet til å sladde PDF-dokumenter. Hvis du er en litt dreven databruker kan du f. eks skaffe deg Adobe Pro som har slike funksjoner.
Hvilken informasjon er det lov å sladde? *)
«Ved krav om innsyn er hovedregelen angitt i offentlighetsloven § 3 der det spesifiseres at: «Saksdokument, journaler, og likande register for organet er opne for innsyn dersom ikkje anna følgjer av lov eller forskrift med heimel i lov».
Taushetsbelagte opplysninger er unntatt fra innsynsretten. Taushetsbelagte opplysninger vil være «tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår», jfr lov av 2. oktober 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) § 13 første ledd nr. 2.
Bestemmelsen stiller med andre ord krav både til arten av opplysninger – det skal dreie seg om næringsopplysninger – og til den eventuelle virkningen for konkurransen av at opplysningen er gitt ut. For at opplysningene skal være underlagt taushetsplikt må det føre til økonomisk tap eller redusert gevinst for virksomheten dersom de blir kjent, enten direkte eller ved at konkurrenter kan utnytte opplysningene. Taushetsplikten er med andre ord til hinder for at næringsopplysninger som kan ha virkninger for konkurranseforholdet mellom tilbyderne blir gitt ut til andre. Dette gjelder uavhengig av om mottakeren vil eller kan bruke dem i egen virksomhet gi de til andre eller gjøre noe annet som faktisk medfører fare for tap.
Det vil ikke være grunnlag for å holde hemmelig opplysninger som er allment kjent i bransjen eller tilgjengelig andre steder. Dersom opplysningene eksempelvis har vært omtalt i rapporter og opplysningen anses for å være allment kjent i den aktuelle bransjen, vil ikke opplysningene være underlagt taushetsplikt. Den vanlige innsynsretten etter offentlighetsloven vil da gjelde. Dersom opplysningene omhandler tekniske innretninger, strategier for forretningsdrift og liknende som kan nyttes utenfor bransjen vil det stille seg noe annerledes. Rekkevidden av taushetsplikten vil variere ut ifra hvilken type næringsvirksomhet det er snakk om. Dersom det eksempelvis er snakk om opplysninger som andre kan nytte på tilsvarende måte i egen næringsvirksomhet –blant annet produksjonsmetoder og nye produkter under utvikling – er vi innenfor kjerneområdet for taushetsplikten.»
Sladding av tilbud er tidkrevende, men en svært viktig del av tilbudsarbeid fordi det dreier seg om å unngå risiko for spredning av sensitiv informasjon som konkurrenter ikke skal ha.
Det er også viktig å poengtere at til sist er det den offentlige oppdragsgiveren som er ansvarlig for at forretningshemmeligheter ikke lekker til andre. Det fikk Rauma kommune KOFA-dom på.
Men hvem er best til å vurdere hva som er forretningshemmeligheter for din bedrift, du som leverandør eller den offentlige oppdragsgiveren? Svaret er opplagt. Som leverandør kjenner du bedriften og konkurransesituasjonen best. Derfor er sladdearbeidet du utfører av stor betydning.
Ta gjerne kontakt med Din Anbudshjelp AS hvis du har spørsmål, trenger råd eller praktisk anbudshjelp. Vi tilbyr anbudshjelp fra A til Å for bedrifter. Se www.dinanbudshjelp.no