Slik vinner du anbud

By 03/12/2014 september 26th, 2017 Nyheter

Det offentlige markedet er alltid der, også i nedgangstider. Faktisk, i nedgangstider øker offentlig sektor sine innkjøp for å motvirke en nedgangskonjunktur. Forrige gang vi så det tydelig var under finanskrisen i 2008 – 2009 hvor mange ekstraordinære prosjekter ble igangsatt. Bedrifter som hadde kunnskap om det offentlige markedet ble da vinnere.

Har du noen gang fundert på at offentlig sektor sysselsetter 30% av arbeidsstokken i Norge? I Nord-Norge er tallet 40%. Tenk på hva alle disse offentlige ansatte trenger av varer, tjenester og infrastruktur! Din bedrift kan også bli leverandør.

Her er noen gode råd for å lykkes i det offentlige markedet:

  1. Skaff deg anbudsvarsling fra en seriøs leverandør som f. eks EU-Supply (Operatør av Doffin). Med varslingstjeneste får du med en gang varsel når nye anbud som passer din bedrift legges ut. Du får da maksimalt med tid til å forberede ditt tilbud. Vent ALDRI til uken før tilbudsfrist før du begynner tilbudsarbeidet.
  2. Les grundig gjennom konkurransegrunnlaget og analyser hva oppdragsgiveren egentlig etterspør.
  3. Vurder om din bedrift har kapasitet til å påta seg oppdraget.
  4. Still spørsmål til oppdragsgiver hvis konkurransegrunnlaget er uklart. Vær oppmerksom på at ditt spørsmål (anonymisert) og påfølgende svar blir sendt til alle tilbydere som har meldt seg på konkurransen. Du bør derfor være taktisk i hvordan du formulerer dine spørsmål.
  5. Alle anbud har kvalifikasjonskrav som du må oppfylle for å få være med i konkurransen. Kravene til hvordan dette skal dokumenteres er som regel listet opp i konkurransegrunnlaget. Eksempler på dette er skatt- og MVA-attest, HMS-egenerklæring, regnskap de tre siste år, tilsvarende oppdrag du har levert tidligere, CV’er på ansatte etc. Lag deg en liste der du krysser av etter hvert som du har dokumentene klare.
  6. Les ekstra nøye gjennom tildelingskriteriene. Lag et eget dokument som du kaller for «Svar på tildelingskriteriene» og sett opp hvert kriterium punktvis. Alle kriterier MÅ besvares.
  7. Kjør gjerne et Google-søk på oppdragsgiveren. Se etter mulig informasjon som vedrørte anbudet før anbudsutlysningen, f. eks referater fra kommunestyremøter. Finn ut hvilken rolle kontaktpersonen i anbudsutlysingen har.
  8. Sjekk om tilbudene skal evalueres av fagpersoner eller kun innkjøpsavdelingen. En faggruppe er ofte mer opptatt av det faglige innholdet. En generell innkjøper har tendens til å ha ekstra fokus på følge innkjøpsreglene.
  9. Hvis anbudet skal leveres i papirformat – lag egen sjekkliste over nødvendige dokumenter. Ofte er det oppgitt i konkurransegrunnlaget hvordan anbudspermen skal settes sammen. Oppdragsgiver krever gjerne skilleark og beskriver hvor de ulike dokumentene skal plasseres Dette oppsettet må du følge. Da blir det lettest mulig for oppdragsgiver å finne informasjon og sammenligne de ulike tilbudene. Gjør det derfor lett for innkjøperen.
  10. Hvis anbudet skal leveres elektronisk er det viktig å sette seg tidlig inn i hvordan systemet (f. eks Mercell eller Visma) fungerer. Ikke vent til siste liten med å sende inn ditt tilbud. Legg inn gode sikkerhetsmarginer slik at du har ekstra tid hvis det oppstår problemer.
  11. Hvis du skal sende tilbudet i posten, sørg for at du følger anvisningene om hvordan konvolutten skal merkes. Gjennom tidene er mange tilbud blitt avvist grunnet feil merking av konvolutten. Send tilbudet med «post-over-natt» eller en annen budtjeneste med garantert leveringstid. Pass på at du bruker besøksadressen hvis du sender med bud. Postadressen hvis du sender med vanlig post.
  12. Send tilbudet i god tid. Det er ditt ansvar at det når frem i tide. Det er tidspunktet som forsendelsen er kommet frem som er avgjørende, IKKE poststemplingsdatoen.
  13. Be alltid om innsyn i andre tilbud, selv om du er den som vinner! Da skaffer du deg verdifull markedsinformasjon og kan lettere analysere dine egne sterke og svake sider i forhold til konkurrentene. Du står nå enda bedre rustet til neste anbudskonkurranse.
  14. Hvis du taper – vær bevisst på at oppdragsgiver gir deg tilstrekkelig skriftlig begrunnelse for valg av leverandør.

Synes du dette blir for omfattende? Kjøp anbudshjelp! Din Anbudshjelp AS tilbyr:

  1. En svært rimelig forhåndsavtalt basispris uten overraskelser.
  2. Hvis du vinner anbudet tar vi et suksesshonorar.
  3. Les mer på www.dinanbudshjelp.no