Tips for å vinne anbud

Et offentlig marked på nær 600 milliarder

Anbudskonkurranser er ikke bare et spørsmål om anbudsregler. For leverandører handler det  like mye om god analyse av konkurransegrunnlaget, tilbud som skiller seg ut fra mengden, markedsføring, salg, strategi, IT-kunnskap og bedriftsledelse! Her er noen gode råd for å vinne anbudskonkurranser:

1. Skaff deg anbudsvarsling fra en seriøs leverandør som f. eks EU-Supply (Operatør av Doffin). Med varslingstjeneste får du med en gang varsel når nye anbud som passer din bedrift legges ut. Du får da maksimalt med tid til å forberede ditt tilbud. Vent ALDRI til uken før tilbudsfrist før du begynner tilbudsarbeidet.

2. Som leverandør må du lære deg å bruke de ulike elektroniske KGV-systemene som de offentlige oppdragsgiverne benytter. Via Doffin blir du videresendt til det systemet som oppdragsgiveren benytter for sine konkurranser. Der finner du også alle dokumentene som tilhører konkurransen. ALLE offentlige virksomheter som er underlagt Lov og forskrift om offentlige anskaffelser skal benytte et KGV-system på anskaffelser over nasjonal terskelverdi. Ditt tilbud skal leveres gjennom KGV-systemet og det er GRATIS å benytte systemet for leverandører.

3. Les grundig gjennom konkurransegrunnlaget og analyser hva oppdragsgiveren egentlig etterspør.

4. Vurder om din bedrift har kapasitet til å påta seg oppdraget.

5. Still spørsmål til oppdragsgiver hvis konkurransegrunnlaget er uklart. Vær oppmerksom på at ditt spørsmål (anonymisert) og påfølgende svar blir sendt til alle tilbydere som har meldt seg på konkurransen. Du bør derfor være taktisk i hvordan du formulerer dine spørsmål.

6. Alle anbud har kvalifikasjonskrav som du må oppfylle for å få være med i konkurransen. Kravene til hvordan dette skal dokumenteres er som regel listet opp i konkurransegrunnlaget. Eksempler på dette er skatt- og MVA-attestfirmaattest og regnskap de tre siste år, referanser på tilsvarende oppdrag du har levert tidligere, CV’er for ansatte etc. Lag deg en fremdriftsplan som lister opp kravene. Kryss av etter hvert som du har dokumentene klare.

7. Les ekstra nøye gjennom tildelingskriteriene. Lag gjerne et eget dokument som du kaller for «Svar på tildelingskriteriene» og sett opp hvert kriterium punktvis. Alle kriterier MÅ besvares.

8. Kjør gjerne et Google-søk på oppdragsgiveren. Se etter mulig informasjon som vedrørte anbudet før anbudsutlysningen, f. eks referater fra kommunestyremøter. Finn ut hvilken rolle kontaktpersonen i anbudsutlysingen har.

9. Sjekk om tilbudene skal evalueres av fagpersoner eller kun innkjøpsavdelingen. En faggruppe er ofte mer opptatt av det faglige innholdet. En generell innkjøper har tendens til å ha ekstra fokus på følge innkjøpsreglene.

10. Oppdragsgiver beskriver som regel hvor de ulike dokumentene skal plasseres i KGV-systemet. Dette oppsettet må du følge. Da blir det lettest mulig for oppdragsgiver å finne informasjon og sammenligne de ulike tilbudene. 

11. Som regel ber oppdragsgiveren om at tilbudet skal leveres i en sladdet pdf-versjon som skal sendes ut til alle som ber om innsyn etter at konkurransen er avgjort. Vær nøye med å sikre at PDF-filen er låst slik at sladdingen ikke kan fjernes. Du vil jo ikke gi dine forretningshemmeligheter til konkurrenter! Det er ikke nok å lagre dokumentet som pdf-fil. Du kan enten skanne en papirversjon eller benytte et spesialprogram som f. eks Acrobat DC som kan beskytte/låse filer.

12. Ikke vent til siste liten med å sende inn ditt tilbud. Legg inn gode sikkerhetsmarginer slik at du har ekstra tid hvis det oppstår tekniske problemer. Som regel kreves en elektronisk signatur. Du kan benytte din egen BankID eller et elektronisk sertifikat som er registrert på bedriften din. Det er ikke mulig å sende tilbudet etter at tilbudsfristen er passert.

13. Hvis du taper – vær bevisst på at oppdragsgiver gir deg tilstrekkelig skriftlig begrunnelse for valg av leverandør. Hvis du mener at du har berettiget grunn til å klage – ta gjerne kontakt, søk juridisk hjelp eller ta direkte kontakt med Kofa.

Synes du dette blir for omfattende? Kontakt Din Anbudshjelp AS